Als je op kantoor werkt dan is er een kans dat je te maken hebt met het beheer van de debiteuren. Het zal dan ook voorkomen dat je een herinneringsfactuur moet sturen, maar wat is nu een goed voorbeeld van een herinneringsfactuur? Het is namelijk best lastig. Een klant is namelijk een afspraak niet nagekomen. Hij is niet binnen de betalingstermijn gebleven, maar je wil wel graag dat de klantrelatie goed blijft. Deze balans dient ook goed te blijven bij het voor de eerste keer overschrijden van de betalingstermijn. Er is namelijk een grote kans dat er geen kwade opzet zit achter de overschrijding. In de herinneringsfactuur dien je hier rekening mee te houden. In dit blog gaan we in op wat een goed voorbeeld van een herinneringsfactuur is.

Voorbeeld herinneringsfactuur

Als eerste is belangrijk om de hoeveelste herinnering het gaat. Vaak hebben bedrijven een aantal afspraken gemaakt over hoe om te gaan als een rekening niet op tijd betaald wordt. Vaak wordt er een 1e herinnering gestuurd nadat de 1e betalingstermijn is overschreden. Het is verstandig dit binnen 5 dagen te doen. Zo weet je klant dat je er kort op zit en zal deze sneller genegen zijn de factuur tijdig te betalen. Ook bij toekomstige facturen zal je klant minder snel de neiging hebben deze onderop te tafel te leggen. De toonzetting van deze 1e herinnering is mild. Bij de 1e herinnering is het vaak zo dat de klant de betalingstermijn van de factuur even over het hoofd gezien heeft. Er hoeft dus nog geen sprake te zijn van onwil of van grote liquititeitsproblemen. Deze milde toonzetting zorgt ervoor dat je klant niet geïrriteerd raakt en zal de vriendelijkheid waarderen. Dit zorgt ervoor dat de kans groter is dat de klant op korte termijn de factuur voldoet en dit is wat je wil bij debiteurenbeheer.

Wat als je klant niet betaald na de 1e herinnering

Helaas komt het vaak genoeg voor dat de klant niet betaald na de 1e herinnering. Overigs is de meest logische betalingstermijn van de 1e herinnering 7 dagen. Als je klant niet betaalt dan kan je het beste vervolgens telefonisch contact opnemen. Dit levert vaak goede resultaten op. Mocht er liquiteitsproblemen zijn dan kan je een betalingsafspraak maken. Weliswaar iets later, maar je weet veel zekerder dat het bedrag uiteindelijk wel binnenkomt. Daarna komt de 2e herinneringsfactuur en als laatste de ingebrekestelling. Hierna wordt er meestal voor gekozen om de vordering over te dragen aan een incassobureau.

Categorieën: Nieuws

Geef een reactie