Bedrijven worden steeds digitaler. Met processen als digitale transformatie, en cloud first, wordt er gezorgd dat bedrijven steeds technologischer worden. Virtuele datarooms spelen hier op in. Ze slaan informatie online op, op veilige wijze. Data wordt bewaard zonder dat het op een computer van een werknemer hoeft te staan. Wat maakt nou een VDR (virtuele datarooms) zo voordelig? Wat zorgt ervoor dat alle bedrijven overstappen op zo’n systeem? Veiligheid en betrouwbaarheid.

Digitale transformatie

Digitale transformatie vind ik zelf gewoon een mooi buzzword. Jaarlijks worden steeds meer bedrijven digitaal en vertrouwen ze volledig op computers en computerprogramma’s. Papier wordt uitgelachen. Printers verstoffen in de kast. Het hele archief van het bedrijf staat in de cloud. Dit is waar virtuele datarooms voor bedoeld zijn. Een virtuele dataroom is een manier om bestanden op te slaan en te delen met collega’s. Het is een beveiligd online archief waar alle documenten van het bedrijf opgeslagen kunnen worden. Het is een upgrade van bijvoorbeeld Google Drive. Veiliger en betrouwbaar en dat is waarom veel bedrijven erop overstappen.

Ander gebruik naast opslag

Een VDR gebruikt men naast normale opslag ook gebruikt om bedrijven mee over te dragen. Ook voor de overdracht wordt het archief gedeeld aan de nieuwe partij, zodat ze alles moeiteloos kunnen inzien voordat ze de beslissing nemen tot de overname. Er hoeft nu geeneens meer een live meeting plaats te vinden, het enige dat nodig was zijn die documenten en die kunnen ze dan inzien. Anders zou er een offline ruimte moeten zijn met vele archiefkasten met financiële verslagen. Een hoop rompslomp. Kenmerkend aan de overstap naar digitaal is dat alles zo veel makkelijker wordt gemaakt. Ook heb je verschillende ‘ruimtes’ (vandaar de naam datarooms) voor projecten of alleen werk, en het verschilt weer wie die in kan zien.

Verschillende branches

Wat voor virtuele dataroom je nodig zou hebben, verschilt per branche. Zo zijn er virtuele datarooms voor accountancy bedrijven, vastgoed bedrijven, en nog meer branches. Elke branche heeft een andere werkwijze, en een VDR speelt in op deze werkwijze door de juiste ruimtes aan te bieden voor gebruik en opslag. Wel zo makkelijk. Bij het digitaliseren van bedrijven is ook een bepaald niveau van professionaliteit belangrijk. Zo ook voor de datarooms. Je hoeft niet gebruik te maken van Dropbox of Google Drive of andere applicaties die eigenlijk niet heel veilig zijn en ook niet altijd even handig. Virtuele datarooms zijn wat dit betreft superieur. Stap dus gauw over.

Categorieën: Nieuws

Geef een reactie