Het is natuurlijk hartstikke frustrerend: jij hebt een product of dienst geleverd en je hebt, volgens afspraak, je factuur gestuurd. Dan verwacht je je geld binnen de betalingstermijn of uiterlijk op de uiterste betaaldatum, zoals aangegeven op de factuur. Maar je hebt er altijd klanten tussen… Die hebben hun eigen financiën niet op orde of ze hebben een administratie die altijd iets op achter loopt. Dat is vervelend voor deze klanten, maar nog veel vervelender voor jou! Niet betalende klanten zijn de grootste reden dat mensen met een eigen bedrijf stress ervaren. Hoe kun je dit probleem oplossen en zo jouw cashflow op peil houden? Hieronder vind je 5 stappen die je kunt gebruiken om niet betalende klanten toch te laten betalen.
Stap 1: neem zo snel mogelijk contact op
Is de uiterste betaaldatum verstreken? Neem dan direct via de telefoon contact op met je klant. Ook een herinnering sturen van de factuur is dan gepast. Het kan zomaar zijn dat er een foutje is gemaakt en dat je dezelfde dag je geld nog op de rekening hebt staan.
Noteer je acties met data en tijden: op (datum) om (uur) gebeld met (klant) gesproken met (naam), afgesproken (afspraak) of op (datum) om (uur) gemaild naar (mailadres). Waarschijnlijk heb je deze informatie niet meer nodig, maar het is wel verstandig om deze achter de hand te hebben, voor het geval dat.
Stap 2: geef de consequenties van niet betalen aan
Reageert je klant niet op je eerste herinnering? Dan is het van belang dat je hem op de hoogte brengt van de consequenties wanneer de betaling van jouw factuur alsnog uitblijft. Je kunt aangeven dat je stopt met leveren van diensten en/of producten, dat je de zaak laat escaleren binnen het bedrijf van jouw klant, dat je de vordering uit handen geeft bij een incassobureau of je advocaat of dat je het laat aankomen op een rechtszaak.
Ook hier noteer je weer exact wie je wanneer hebt gesproken of naar welk mailadres of postadres je deze informatie hebt gestuurd.
Stap 3: zorg dat je de juiste mensen op de juiste plekken hebt
Het is belangrijk dat binnen jouw organisatie duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de facturatie en de aanmaningen. Hierbij hoort ook een duidelijk protocol over hoe te handelen wanneer een klant niet betaalt.
Ook is het van belang dat je weet wie je binnen het bedrijf van je klant moet aanspreken of mailen. Gaan de facturen naar de verkeerde persoon, dan kan dat de oorzaak zijn van het niet betalen.
Stap 4: zorg dat je documentatie op orde is
Ieder telefoongesprek, iedere mail en ieder contract moet bewaard en geregistreerd worden. Komt er dan toch een moment dat je de vordering uit handen moet gaan geven, dan heb je het dossier compleet en hoef je niet nog op zoek naar de juiste informatie.
Stap 5: wat zijn de consequenties voor jouw bedrijf?
Je moet in kaart brengen wat er gebeurt als er een klant niet betaalt. Kom jij dan direct in de problemen? Heb je voldoende cashflow om dit probleem (tijdelijk) op te vangen? Wat ga je doen om dit probleem een volgende keer te voorkomen?
Het runnen van een eigen bedrijf is voor veel mensen een droom, probeer dus te voorkomen dat jouw droom in een nachtmerrie verandert!
0 reacties