Om een bedrijf goed te leiden, moet u weten wat er speelt. Niet alleen onder het personeel, maar juist en vooral in de bedrijfsprocessen. Nu kunt u natuurlijk iedere dag even alle afdelingen langs lopen om te vragen naar updates, maar u kunt het uzelf ook een stuk gemakkelijker maken: door gebruik te maken van ERP. ERP is een systeem dat specifiek is toegespitst op uw bedrijf en de processen binnen uw bedrijf. Door ERP kunt u overzicht bewaren en processen bewaken. U ziet, ook dankzij ERP, in een oogwenk of er aanpassingen nodig zijn.
ERP werkt in bijna ieder bedrijf
Juist omdat ERP geen standaard pakketje is, kan het in de meeste bedrijven worden toegepast. Bijvoorbeeld bij Officestuff.nl. Wij hebben een ERP-systeem zodat we goed in de gaten kunnen houden hoe we er in staan qua opdrachten, productie en facturatie. Dat klinkt heel simpel, iets dat we met een goede agenda ook kunnen bijhouden. Toch is dat niet helemaal waar. Door Enterprise Resource Planning hebben we een flexibele planning en geen vaste planning zoals in een (bureau)agenda. Als een opdracht sneller voltooid is, kunnen we eerder factureren en niet pas op het moment dat de opdracht daarvoor gegeven wordt. Omdat de verschillende afdelingen door het systeem verbonden zijn, hoeven we geen mailtjes meer te sturen naar elkaar over dit soort dingen. We klikken op “opdracht voltooid” en de volgende afdeling krijgt daar een melding van. Zo kan de volgende afdeling door met bijvoorbeeld factureren.
ERP is wel even een opgave om te implementeren
Om aan het werk te kunnen gaan met Enterprise Resource Planning, is het vooral erg belangrijk om goed te inventariseren waarvoor het gebruikt moet gaan worden. Wanneer u een fabriek heeft die, bijvoorbeeld, fietsen produceert, kunt u ERP goed gebruiken om behalve het productieproces ook de voorraad in de gaten te houden. Maar schrijft uw bedrijf teksten of ontwerpt het logo’s dan heeft u niets aan het onderdeel voorraadbeheer. Oké, u wilt weten of er nieuwe printerinkt besteld moet worden, maar dan houdt het wel op. Zo kan voor ieder bedrijf een op het bedrijf toegespitste Enterprise Resource Planning ontwikkeld worden. Een voorwaarde voor het goed werkbaar maken van dit systeem is dat iedereen er mee leert werken.
Het leren werken met ERP kost tijd
Het is belangrijk voor het goed werkend maken van ERP dat iedereen, in het hele bedrijf, er goed mee leert werken. Nadat het specifieke programma voor uw bedrijf is ontwikkeld, wordt het dan ook tijd voor een cursus. Omdat iedereen met het systeem moet leren werken, is het van belang dat het management het spits af bijt. De rest van het personeel volgt dan snel, zo kan uw bedrijf al snel op de juiste wijze aan de slag met het nieuwe, soms wat ingewikkelde, systeem. De cursus is, net als het ERP-systeem, specifiek juist voor uw bedrijf. Alleen de onderdelen die voor uw bedrijf belangrijk zijn worden aangeboden.
ERP is geen goedkope, maar wel een goede oplossing
Natuurlijk is Enterprise Resource Planning niet gratis. Er wordt immers een compleet systeem voor uw bedrijf gebouwd. Dat moet zo optimaal mogelijk werken, zodat het bedrijf er voordeel uit weet te halen. Daarom kunt u kiezen uit verschillende mogelijkheden. Van het compleet uitbesteden van het onderhoud van de ERP of het compleet zelf onderhouden van het systeem. En alles wat daar tussen zit. De ene optie kost meer geld maar minder tijd en de andere optie kost meer tijd en minder geld. Het is aan u om daar de afweging in te maken. Wat u sowieso gaat merken bij het juiste gebruik van ERP is dat het geld gaat opleveren. De processen binnen uw bedrijf worden goed in kaart gebracht en daardoor heeft u een goed overzicht van wat er eigenlijk gaande is in uw bedrijf.
Verschillende locaties koppelen met ERP
Wanneer uw bedrijf op verschillende locaties werkt, kan het houden van overzicht echt uitlopen op een drama. Continu heen en weer rijden, lopen, bellen en mailen kost nu eenmaal veel tijd en is foutgevoelig. Door via ERP de verschillende locaties aan elkaar te koppelen, bent u altijd op de hoogte van bijvoorbeeld voorraadbeheer. Maar ook de status van het factureren kunt u in één oogopslag zien. Daarvoor hoeft u echt geen afspraak meer te maken met de manager van de andere locatie. Andersom kan de manager van de andere locatie via ERP precies zien hoe het gaat in het productieproces en dus de facturen op tijd klaarzetten en versturen. ERP tilt samenwerken naar een hoger plan. Daar profiteert het bedrijf enorm van.
0 reacties